Pasos para Poder llevar a cabo un Proyecto de Cambio

1. Antecedentes del contexto.

Se responderá a las preguntas siguientes: 

• ¿En dónde estamos en el momento presente?
• ¿A dónde pretendemos llegar?
• ¿Qué es lo que puede impedir que lleguemos a nuestro objetivo?
• ¿Cómo vamos a llegar a nuestra meta?

2. Situación Actual.

Nos enfocaremos en llevar a cabo un análisis de fortalezas y debilidades y Amenazas y Oportunidades en los siguientes umbrales de conocimiento.

• ¿Diga que necesidades tienen los clientes en el momento actual?
• ¿Puede hablar sobre el aspecto tecnológico de sus productos o servicios?
• ¿Qué situación guardan los insumos que se van a usar el proyecto a emprender?
• ¿Podemos identificar que habilidades tienen nuestros colaboradores?
• ¿Qué procesos se consideran primordiales como áreas de oportunidad?
• ¿Cuál será la situación de las finanzas con que se cuenta para el proyecto que se emprenderá?
•  ¿Puede definir la cultura organizacional con que cuenta la organización?

3. Plan de Diagnostico

El diagnóstico parte de las audiencias con las fases de la preparación, sensibilización, soporte, entrada en productivo y adopción.

Se obtienen conclusiones a partir de encuestar o elaborar grupos focales bajo las dimensiones del estilo de liderazgo, el impacto en el nivel ejecutivo, el alcance en el proyecto, el clima y la cultura de la empresa, el riesgo de la experiencia tecnológica, el riesgo de la situación organizacional.

Con dichos insumos se tendrá los factores de vulnerabilidad. 

4. Estrategia de Comunicación del Cambio

En esta fase se obtendrá el problema que la administración del cambio debe resolver.

Posteriormente se definirá el objetivo general que se persigue y posteriormente los objetivos específicos.

Al mismo nivel de los objetivos se diseñaran las estrategias para el proceso de cambio que seguimos.

5. Plan de Actividades por Etapas

Se llevara a cabo el kik off del proceso de cambio donde se llevaran a cabo actividades de integración con el más alto nivel de la organización, la difusión del proceso de cambio con los actores principales que se gestionara con diferentes 

a) agendas de trabajo

b) cartas de invitaciones 

c) recursos materiales del taller

d) establecimiento de metas

e) beneficios

f) supuestos.

Se establecerá un plan de comunicaciones donde nos enfoquemos en las diferentes audiencias de alto nivel y de bajo nivel, se van a definir los retos que se tienen con las mismas y que estrategia se buscara llevar a cabo.

Esto se traducirá en los problemas que el plan de comunicaciones deberá resolver y de este modo se tendrán el objetivo general de la comunicación y nos haremos una pregunta poderosa:

¿Dar las razones del por qué la propuesta es creíble?

Como elementos de preparación a la audiencia se deben de contarse con símbolos o herramientas y una visión compartida.

En la fase de fortalecimiento se emiten mensajes en todos los lados del entorno del trabajo para fortalecer la integración del equipo de trabajo y definirán los valores con los que contaremos para llevar a la meta conjunta.

En la fase del reforzamiento se llevaran a comunicarse historias que algún lugar de la organización en el cual se obtuvieron logros que se están persiguiendo para hacer constar que si se pudo llevar a cabo este modelo de cambio.

Como parte importante de este problema que la administración del cambio va a enfocarse viene a establecerse una estrategia creativa la cual se basa en una definición de lo que se está comunicando para unificar a las audiencias, enumerar los beneficios que ven y miden para el participante y una argumentación o promesas creíbles.

Lo consiguiente por parte del administración del cambio es diseñar una matriz de comunicaciones para cada tipo de audiencia con el receptor y su ubicación, ya sea de alto nivel o de un nivel operativo con su 

I. medio de comunicación 

II. los mensajes

III. quien es el receptor 

IV. quien elaboro el plan.

La siguiente fase del plan de cambio va a ser el construir un sociograma de los papeles de la organización para saber cómo se va a desarrollar la influencia en el proceso de cambio.

Se tienen gestar los siguientes roles de los actores clave como viene a ser el poder, placer, parecer, poseer y pertenecer.

Así como las dimensiones de relación entre los empleados de la organización como una relación formal positiva, relación formal negativa, relación informal positiva y relación informal negativa.